8 essentiële stappen
op weg naar papierloos werken

Door de druk op de zorgsector lopen sommige organisaties tegen hun grenzen aan. Alle werkprocessen worden onder de loep genomen en iedereen wil zoveel mogelijk optimaliseren. Deze transformatie omvat ook digitalisering en nieuwe hulpmiddelen om de efficiëntie en zorgkwaliteit te verbeteren. Daarom hebben we 8 stappen uitgewerkt die van pas kunnen komen bij het overschakelen van papieren zorgbeheer naar een digitale oplossing.

1.    Technische duidelijkheid
De allereerste stap bij de implementatie van elk digitaal hulpmiddel is nagaan of alle technische hulpmiddelen correct zijn ingesteld. Het gaat daarbij om de installatie van software en ook van hardware, waar van toepassing. In deze fase van het proces worden de succescriteria opgesteld. Door dit vroeg in het proces te doen, weet iedereen welke resultaten er van het project worden verwacht. 

2.    Start van het project
Wanneer de uitrusting klaar is, kan er gemakkelijker een tijdschema voor de implementatie worden opgesteld. Dit tijdschema wordt opgesteld door de leverancier van de technologie en de projectmanager. Wanneer u de succescriteria kent, kunt u uw implementatieplan hierop afstemmen, zodat de kans op succes het grootst is. 

3.    Managementbijeenkomst
Nadat alle deadlines en het globale tijdschema voor het hele project zijn bepaald, is het tijd om het plan aan het lokale managementteam voor te leggen. In deze specifieke projectfase is het van het grootste belang om de voordelen van de nieuwe technologie voor de managers én hun medewerkers te onderstrepen. Bepaal duidelijk de rol van het lokale management bij de implementatie. Verder is het belangrijk dat deze ambassadeurs echt in het project geloven zodat zij dit enthousiasme op hun collega's en medewerkers kunnen overbrengen.

4.    Kick-off
Tot op dit moment zijn de directie en het lokale management als enige belanghebbenden bij het project betrokken. In dit stadium van het project wordt de nieuwe oplossing echter aan de medewerkers gepresenteerd. Afhankelijk van uw werkterrein kunnen medewerkers soms wat moeite hebben om de omschakeling van een papieren beheer en werkstroom naar een nieuwe digitale aanpak te maken. Daarom is het belangrijk dat de lokale managers uw grootste supporters zijn en blijven. Hun voornaamste taak is het steeds weer uitleggen en onderstrepen wat het doel is van de overstap naar digitaal werken. Kortom, wat heb ik eraan?

Daarbij is het belangrijk dat er mensen beschikbaar zijn die alle vragen van medewerkers over deze nieuwe ontwikkeling kunnen beantwoorden. Er is geen reden voor geheimzinnigheid: informatie werkt in uw voordeel, niet in uw nadeel.

5.    Trainen van supergebruikers
Zodra alle medewerkers redelijk vertrouwd zijn met hun nieuwe rol en het nieuwe tool, is het tijd om supergebruikers te trainen. Door ervoor te zorgen voor ambassadeurs die oprecht overtuigd zijn van de waarde van de technologie, neemt de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk toe. Supergebruikers kunnen hun collega's helpen en stimuleren om de verandering in hun werkprocessen te omarmen.

Eén van de redenen waarom de meeste IT-projecten mislukken, is een gebrek aan steun van de primaire gebruikers. Door supergebruikers op te leiden, gaat u precies dat probleem tegen en vermijdt u deze valkuil. 

6.    Supergebruikers aan het werk
Supergebruikers in een veilige en niet-operationele omgeving trainen is één ding, maar om ze hun kennis tijdens hun werk in de praktijk te laten toepassen, is iets anders. Wij vinden dit de juiste aanpak en adviseren dan ook om hun vaardigheden tijdens het uitvoeren van echte taken te testen. Begin gewoon eenvoudig en onder toezicht zodat iedereen een goede start kan maken. Op die manier ligt de nadruk op succes en een gevoel van trots op wat er is bereikt. Vertrouwen is van levensbelang bij het omschakelen naar een nieuwe werkwijze, waarbij ook nog eens nieuwe vaardigheden moeten worden aangeleerd.

7.    Trainen van medewerkers
Het volstaat echter niet om alleen tijd aan uw supergebruikers te besteden. Elke medewerker moet zich prettig voelen in zijn nieuwe rol en moet vooral vertrouwd raken met dit nieuwe hulpmiddel. Vergeet niet om voldoende tijd te besteden aan het 'waarom'; waarom wordt de oude werkwijze vervangen door een nieuwe en verbeterde methode? Waarom is het zo belangrijk? Wat levert het op? En tot slot, wat heeft iedereen eraan? In deze fase is de betrokkenheid van supergebruikers erg belangrijk. Zij kunnen hier veel gewicht in de schaal leggen.

8.    Go-live
Geef duidelijk aan op welke datum(s) u uw nieuwe digitale oplossing in gebruik gaat nemen. Dat is het punt waar u steeds naartoe hebt gewerkt om ervoor te zorgen dat het proces probleemloos van start kan gaan. Heel wat IT-projecten sterven een stille dood omdat de primaire gebruikers de voordelen van het project niet inzien. U moet de vinger aan de pols houden van wat de medewerkers over de technologie denken en hoe ze ermee omgaan. Beschouw de implementatie zeker niet als afgerond zodra de technologie operationeel is!

Hoe zorg ik ervoor dat het digitaliseringsproces een succes wordt?

Kortom, hoe zorg ik ervoor dat de overgang naar papierloos werken soepel verloopt? Onze ervaring leert ons dat u het project op een holistische manier moet benaderen. Het volstaat niet om simpelweg een nieuw product te lanceren en vervolgens alle zaken eromheen te negeren. Beschouw het als een overgangsproces dat uw hele organisatie moet doorlopen. In dit proces moeten de volgende stappen worden gezet:

  • Zorg ervoor dat iedereen weet wat het einddoel is
  • Betrek alle belanghebbenden zodat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt
  • Stel een actieplan voor de implementatie op en voer het uit
  • Train supergebruikers in het gebruik van de technologie
  • Trek tijd en middelen uit voor follow-up en feedback van de medewerkers

Vooral digitalisering kan bij medewerkers angst voor verandering oproepen omdat ze met een gloednieuwe technologie worden geconfronteerd. Het is belangrijk dat u niet te bang bent voor dit soort weerstand. Dat is niet meer dan een natuurlijke reflex. Het gaat er nu om de bezorgdheid weg te nemen en deze tijdens een open dialoog in iets positiefs om te zetten. Een helder en strak uitgevoerd implementatieplan zal deze beleving binnen de organisatie ook enigszins kunnen verzachten. Deze 8 stappen vormen daarvoor een goed uitgangspunt.

Weet u nog steeds niet zeker hoe een implementatieplan er uit kan zien? Volg deze link om te zien hoe Sekoia het doet.

 

8 essentiële stappen
op weg naar papierloos werken

Door de druk op de zorgsector lopen sommige organisaties tegen hun grenzen aan. Deze transformatie omvat ook digitalisering en nieuwe hulpmiddelen om de efficiëntie en zorgkwaliteit te verbeteren. We hebben 8 stappen uitgewerkt die van pas kunnen komen bij het overschakelen van papieren zorgbeheer naar een digitale oplossing.

31.08.2017   |   MEER LEZEN
3 zorgen
over digitalisering

De aantrekkingskracht van digitalisering is groter dan ooit en de zorgsector verschilt daarin niet van andere sectoren. Wij constateren dat er binnen de zorgsector een groeiende belangstelling is voor digitale apparaten en diensten. Als gevolg van de grote demografische druk en de vele bezuinigingen zien we een grotere vraag naar efficiëntie. Het digitaliseringsproces wordt dan ook door velen gezien als een deel van het antwoord op de sociale initiatieven van de toekomst.

17.08.2017   |   MEER LEZEN
Tablets helpen
incidenten terugdringen

Een woonzorgdorp in Denemarken heeft veel baat bij de digitale oplossing die werd ingevoerd om de efficiëntie te verhogen en het aantal incidenten te verlagen.

03.07.2017   |   MEER LEZEN
Sekoia   /   2 Eastbourne Terrace   /   London W2 6LG   /   contact@sekoia-care.co.uk   /   Bel 07713 462853 Sekoia
2 Eastbourne Terrace   /   London W2 6LG
contact@sekoia-care.co.uk   /   Bel 07713 462853
Sekoia
2 Eastbourne Terrace
London W2 6LG
contact@sekoia-care.co.uk
Bel 07713 462853